Образец заполнения журнала входящей и исходящей корреспонденции

>>> Опубликовано: - 10.09.2017 - 2559 Просмотров

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. Главная > Образцы документов > Журнал регистрации входящей.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Эту функцию может исполнять референт. Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать не нужно так, как это не документ строгой. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. Заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Правила заполнения журнала регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции. Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета. Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и. Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием. Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр.

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры. Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа. Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Форма журнала регистрации исходящих документов

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства. В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22. Следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя. В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата.

Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

Правила заполнения журнала регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе.

Регистрация исходящих документов

Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый. В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах. В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19. Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в (например, исх.

Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО. Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. А в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров. В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и. Или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг. Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца. Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше? Хотите предложить для публикации фотографии по теме? Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше!

смета на проведение культурно массового мероприятия образец

Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше! Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о, о согласовании и регистрации приказов (приведен). Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем.

Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

скачать пустой бланк резюме для заполнения

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать.

Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и. (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и.

прейскурант цен на автомойке образец

Иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и. На, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков). Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите). В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»).

Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не.

Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет). Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Если в организации, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД. На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству. У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. В одном журнале, двух организаций? Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании.

доверенность на исполнение обязанностей директора образец

Подскажите, пожалуйста, можно ли в организации, помимо журнала регистрации исходящих документов и журнала регистрации входящих документов (где регистрируется вся исходящая / входящая документация), завести также журнал регистрации исходящих запросов ценовой информации (вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник) и соответственно отдельный журнал регистрации входящей ценовой информации (также вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник)?

Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации. Допускается вести отдельную регистрацию входящих документов для определенных массивов (групп) документов. Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется. Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо.

образец заявление на сохранение гос номера

Как внутренний документ характеристика формируется вместе с другими документами (представление, справки и др. В составе личного дела, документов по аттестации.